دليل تعليمات منظم الرحلات



تعليمات منظمي الرحلات المشاركين في تنظيم

"رحلات عيش السعودية"

 

الفرق بين رحلات عيش السعودية والرحلات السياحية:

يجب على منظم الرحلات السياحية معرفة الفرق بين رحلات برنامج عيش السعودية وغيرها من الرحلات، وبالتالي تنظيم رحلات بشكل مناسب يساهم في تحقيق أهداف عيش السعودية.

 رحلات عيش السعودية تختلف عن الرحلات السياحية الأخرى من حيث مضمونها وهدفها والنتائج المتوقعة منها، بينما تهدف الرحلات الأخرى إلى تعريف السياح بالمواقع التي يزورونها، لذا فإن رحلات عيش السعودية تهدف إلى تعزيز علاقة المواطن بوطنه من حيث تجربته العيش في مواقع مختلفة من وطنه والاطلاع على عناصر مختلفة تساهم في تقوية ارتباطه بوطنه. وتسعى هذه الرحلات إلى تعريف المشاركين فيها من الطلاب بشكل خاص بنواحي مختلفة من الوطن لم تكن تتاح لهم من خلال أي نشاط آخر، لذلك فقد صممت رحلات برنامج عيش السعودية لتشمل مواقع وعناصر لا تشملها رحلات السياح الأخرى.

ويجب على المنظم الإعداد الجيد للرحلات وتنفيذها بشكل مناسب.

رحلة عيش السعودية هي رحلة لتعلم الطالب شيء جديد عن وطنه وليست مجرد رحلات ترفيهية.

 

الاتفاقية مع المنظم:

الاتفاقية مع المنظم هي موافقة من الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني لمنظم الرحلات المرخصة للمشاركة في تنظيم رحلات برنامج عيش السعودية، وهي تشمل مهام ومسئوليات منظم الرحلات الرئيسة وما تصدره الهيئة من إجراءات وتعليمات أخرى ومن هذه التعليمات مراعاة ما يلي:

  • لا تعد الاتفاقية مكتملة الا بإكمال المنظم جميع المتطلبات الواردة فيها قبل وأثناء وبعد الرحلات.
  • التزام المنظم بما ورد في الاتفاقية بجميع موادها وهذا يتطلب مراجعة دائمة من المنظم ومنسوبيه للاتفاقية للتأكد من الالتزام بها.
  • سيتم تزويد المنظم بأي تعليمات إضافية للاتفاقية أو أي تحديث للاتفاقية لذا لابد من التواصل مع المشرفين على البرنامج أو إدارة البرامج والمنتجات بالهيئة بشكل دوري للاطلاع على أي تحديثات لها.

 

اختيار الرحلات:

  • نظرا لطبيعة برنامج عيش السعودية وأهدافه فإن رحلات البرنامج تتم حسب النماذج المعتمدة من الهيئة ولا يحق للمنظم تعديلها الا بعد موافقة خطية من الهيئة.
  • النماذج المعتمدة تتضمن برنامج زيارات محددة لضمان تحقيق الرحلات لأهداف البرنامج، ولا تقبل أي رحلات أخرى بما فيها برامج الرحلات السياحية التي يتم تنفيذها للسياح والزوار.
  • تنظيم المنظم لأي رحلات مختلفة عن برامج رحلات عيش السعودية المعتمدة قد ينتج عنه الغاء مستحقات المنظم حسب الاتفاقية، ويسمح فقط كتابيا بتعديل محدود للبرامج.
  • يقوم المنظم باختيار الرحلات التي يرغبها بناء على فئة ترخيصه من الهيئة والمنطقة التي يقع فيها مقره أو فرعه.
  • يتم اختيار الرحلة والاتفاق عليها من خلال تواصل منظم الرحلات السياحية مع المدارس والجامعات المعتمدة في البرنامج والاتفاق على اختيار أحد النماذج المعتمدة للرحلات.
  • يتم بعد اختيار الرحلة والاتفاق على موعدها مع المدرسة استكمال الإجراءات لاعتمادها من الهيئة ومن إدارة التعليم.

 

فئات الرحلات:

تتوفر ثلاث فئات من رحلات برنامج عيش السعودية ويتم الاختيار المناسب منها حسب ظروف ورغبة المدرسة والفترة التي يعتمد فيها البرنامج تلك الرحلات (قد يقل أو يزيد مدة البرنامج في بعض الفئات لأسباب تعود للبرنامج) وفيما يلي فئات الرحلات:

  •  رحلات نصف اليوم:
    • وهي رحلة قصيرة لمدة (2-6) ساعات تشمل عناصر مختلفة من الزيارة لتحقيق أهداف البرنامج
  • زيارات اليوم الواحد:
    • المدة: يوم واحد (٦-١٤) ساعة تقريباً، بواسطة الحافلات في المدن والمحافظات القريبة من المدينة التي تقع فيها المدارس والجامعات التي يشارك فيها الطلاب.
  • الرحلات القصيرة:
    • لمدة: 3-5 أيام بواسطة الطائرات أو الحافلات لزيارات خارج المنطقة التي يدرس بها الطالب.


التنسيق مع الجهات الاخرى:

  • المنظم مسئول عن التنسيق مع الجهات التي يشملها برنامج الزيارة.
  • عند الحاجة يتم التواصل مع منسق البرنامج في فرع الهيئة أو مع إدارة البرنامج على العناوين الموضحة للمساعدة في التنسيق للزيارات.
  • يمكن للمنظم الحصول على خطاب من الهيئة أو فرعها للجهة المخطط زيارتها.
  • يجب تزويد الجهة وقبل الزيارة بوقت كاف بمطبوعات البرنامج وبشرح موجز عن البرنامج وأهدافه.
  • يجب تزويد الجهة ببرنامج الزيارة وتحديد إدارات الجهة المتوقع زيارتها.
  • يجب على المنظم الالتزام مع الجهة ومسئوليها بالوقت المحدد للزيارة.
  • عندما يتضمن البرنامج زيارة أحد المواقع الأمنية أو الصناعية فانه يجب التنسيق مع الجهة قبل مدة كافية من تاريخ الزيارة.

 

موظفي المنظم المشاركين في تنظيم الرحلات:

  • يجب اختيار العاملين في الرحلات من الكفاءات الوطنية المدربة على تنظيم الرحلات.
  • يجب أن يشارك على الأقل موظف واحد من المنظم بالإضافة إلى المرشد في كل رحلة.
  • الشرح للموظفين عن البرامج وأهداف الرحلات وأسلوب تنظيمها مع زيارة موقع البرنامج على الانترنت أو التواصل مع الإدارة عند الحاجة.
  • تزويد الموظفين بجميع إمكانات   الرحلة مثل سلفة مالية ومطبوعات وأجهزة اتصال.

اختيار المرشدين:

  • أن يكون من خلال الجمعية والمرخصين من الهيئة ويفضل من أبناء المنطقة المستهدفة للرحلة.
  • يتم اختيار المرشد السياحي ذو كفاءة عالية ولدية خبرة جيدة في مسار الرحلة.
  • التأكد من إلمام المرشد بالمعلومات ذات العلاقة بالوحدة الوطنية وتاريخ المملكة على مسار الرحلة.
  • يجب أن يتضمن التعاقد مع المرشد تعهد بالتزامه بتعليمات البرنامج للمرشدين.
     

 

تقديم طلب تنظيم الرحلة:

  • يجب على المنظم الحصول على موافقة خطية من الهيئة قبل البدء أو تنظيم أي رحلة.
  • يتقدم المنظم بطلب الموافقة على تنظيم الرحلة من خلال النموذج المعد لذلك والمتوفر على موقع البرنامج، مع إرفاق المستندات المطلوبة مع النموذج.
  • تعتمد إدارة البرامج والمنتجات برنامج الرحلة وتبلغ المنظم كتابيا.
  • يلتزم المنظم بإدارة البرنامج بالكامل والتأكد من تنفيذ البرنامج حسب المعايير المعتمدة لذلك ووفقاً للبرنامج المعتمد.
  • يتوجب تنفيذ وتنظيم كل رحلة طبقا لما ورد في نموذج طلب الدعم.
  • لا يحق للمنظم استبدال أو الاستغناء عن أي موقع ضمن المسار المعتمد في النموذج إلا بعد الحصول على موافقة ممثل البرنامج على ذلك.

 

الاعداد للرحلات:

  • رحلات عيش السعودية لها موصفات وعناصر محددة، يجب الإعداد والتحضير المسبق للبرنامج قبل وقت كاف.
  • التأكد من جاهزية جميع عناصر الرحلة قبل انطلاقاها.
  • يجب على المنظم وضع قائمة مهام تضم جميع عناصر الرحلة والتأكد من اكتمالها.
  • وضع خطط بديلة في حال تعذر تنفيذ أحد عناصر الرحلة.

 

الحافلات والسيارات:

  • يجب استخدام حافلات وسيارات مرخصة من شركات سعودية مرخصة.
  • يجب أن تكون الحافلات جديدة ولا يزيد عمرها عن المعدل المعقول.
  • يجب أن تتوافر في الحافلات ووسائل النقل الأخرى تجهيزات ووسائل الأمان والسلامة.
  • على المنظم التأكد من صلاحية رخص المركبات والسائقين.
  • يجب أن تكون الحافلات والوسائل الأخرى مؤمن عليها وعلى ركابها من شركة سعودية.
  • أن تكون حافلات ووسائل النقل الاخرى بحاله ممتازة مكيفة ونظيفة مع دورات مياه.
  • أن تتوفر في معظم الحافلات شاشات لعرض معلومات عن الرحلة وطريقة سيرها.
  • تأكد المشرف والمرشد من سلامة السيارة قبل بدء الرحلة.
  • يجب على المنظم والمرشد السياحي التأكد من معرفة السائق بمسار الرحلة.
  • ألا تكون هناك أي ملاحظات على السائق في أي رحلات سابقة.

 

التعريف والهوية على الحافلات:

  • يلتزم المنظم بوضع ملصقات على الحافلة ووسائل النقل المختلفة للتعريف بالرحلة.
  • تكون الملصقات وأي  مواد أخرى حسب التصميم المعتمد من الهيئة.
  • تكون الملصقات مع جميع الجهات.
  • توضع داخل الحافلة والسيارة ملصقات تحمل الهاشتقات التالية:
  • #livesaudi #عيش_السعودية #وطني_في_قلبي @ilive_saudi
  • يوضع داخل الحافلة/السيارة ملصق أو توزيع مطبوعة تحمل تعليمات الالتزام بالأمن والسلامة وأخلاقيات الرحلة.

 

بطاقات الأسماء/Badge:

  • على المنظم الحصول على قائمة صحيحة للمشاركين في الرحلة من طلاب ومشرفين.
  • يعد المنظم قبل الرحلة بطاقات أسماء للمشاركين حسب التصميم المعد من الهيئة.
  • التأكيد على المشاركين بارتدائها في جميع أوقات الرحلة.
  • يحق للمشاركين الاحتفاظ بالبطاقات بعد انتهاء الرحلة كتذكار.

 

المأكولات:

  • المنظم ملزم بتوفير وجبات خفيفة ووجبات غداء وعشاء وإفطار جماعية للمشاركين حسب برنامج الرحلة.
  • يجب أن تكون المأكولات من مصادر وموردين معتمدين ومرخصين معروفين ومن مطاعم معروفه بجودة أكلها.
  • يفضل أن تكون بعض الوجبات من أسر منتجة وبجودة عالية من الحفظ وطازجة.
  • يجب التأكد من تاريخ صلاحية المشروبات والأطعمة المقدمة في الرحلة.
  • يجب على المنظم منع المشاركين من شراء الأغذية الأخرى من مصادر مشكوك في سلامتها.

 

توفير السكن:

  • يتولى المنظم توفير السكن المرخص من الهيئة حسب المتاح وبجودة مناسبة لمواصفات البرنامج (فنادق، شقق مفروشة، بيت الطالب ، بيت الشباب، مخيمات، نزل).
  • الخدمات الاخرى في مقر السكن مثل الوجبات الصغيرة وغسيل وكوي الملابس يتحملها المشارك.

 

زيارة المسئولين:

  • تكون زيارة كبار المسئولين في مواقع غير رسمية وفي خارج جهات عملهم مثل زيارة المسئول في أحد المواقع أو في منازلهم أو استراحاتهم أو في مناسبة اجتماعية.
  • من المسئولين المقترح زيارتهم (سمو أمير المنطقة، وكيل الامارة، أمين المنطقة، المحافظ، رئيس البلدية، مدير جهة حكومية، مدير شركة، مدير مصنع...الخ)
  • يتم التنسيق المسبق مع سكرتير المسئول الذي سيتم زيارته من خلال فرع الهيئة أو من خلال البرنامج.
  • تزويد سكرتير المسئول بنبذة تعريفية للمسئول عن البرنامج وأهدافه، والطلاب المشاركين في الزيارة وبنوعية المعلومات التي يرغب المشاركون في رحلة عيش السعودية الاستفادة منها.
  • تكون المحادثة بين الطلاب والمسئول ولا يسمح للمسئولين الأخرين (بما فيهم مسئولي الهيئة والمرشد والمشرف) بالمشاركة، ماعدا عند التقديم وعند طلب المسئول أو بهدف تحريك المحادثة بين المسئول والطلاب.
  • من المهم أن يتيح المسئول للطلاب طرح الأسئلة والاستفسارات عليه.
  • توجيه الطلاب قبل الزيارة بأن تكون الأسئلة مناسبة وتتعلق بجهود الجهة والمسئول بشكل رئيس.
  • الالتزام أثناء زيارة المسئول بالوقت والبرنامج المحدد للزيارة.
  • أن تكون الصور أثناء الزيارة غير رسمية.

 

زيارة المجتمع المحلي:

من أهم العناصر التي تحقق أهداف برنامج عيش السعودية هي تمكين الطلاب من التواصل والتعرف على الأهالي في المنطقة التي تتم فيها الرحلة لذا يجب على المنظم ما يلي:

  • الترتيب المسبق مع المجتمع المحلي لزيارتهم من المشاركين ويمكن أن يكون ذلك في منازلهم أو مزارعهم أو مناسبتهم.
  • توزيع الطلاب على مجموعات صغيرة كل منها تجتمع مع أحد الأهالي.
  • حث الطلاب على التفاعل مع الأهالي.
  • يفضل تمكين الطلاب من القيام ببعض الاعمال مع الأهالي مثل الزراعة أو الصيانة وغيرها.
  • التصوير بالفيديو لمقاطع من مقابلات ومحادثات الطلاب مع الأهالي بشكل مناسب.

 

مشاركة طلاب المنطقة في استقبال الرحلة:

  • يجب على المنظم التنسيق مع إدارة التعليم في المنطقة محل الزيارة لمشاركة بعض الطلاب من المنطقة في استقبال ومرافقة الطلاب المشاركين في الرحلة.
  • يتم اختيار الطلاب من ذوي القدرات الجيدة والسلوك الحسن ومن نفس عمر الطلاب في الرحلة.
  • يتم الاتفاق مع الطلاب من المنطقة على المشاركة وتحمل تكاليف مشاركتهم من مواصلات ووجبات (وسكن حسب الرحلة).
  • يمكن إعطاء الطلاب مكافأة عن ساعات عملهم في الرحلة خصوصا عند تكرار الاستعانة بنفس الطلاب.
     
    التواصل الاجتماعي:
  • لتحقيق أهداف برنامج عيش السعودية فان توظيف مواقع ووسائل التواصل الاجتماعي أثناء الرحلات يعد عنصراً مهماً في رحلات البرنامج.
  • يجب على منظم الرحلة توفير انترنت مجاني لاستخدام الطلاب (هناك عروض من شركات الاتصالات).
  • يجب وضع هاشتاقات البرنامج على ملصقات وأوراق الرحلة وفي الباصات.
  • حث الطلاب على التعبير الإيجابي عن انطباعاتهم ونقلها للآخرين عبر حساباتهم على مواقع التواصل الاجتماعي.
  • يجب مراقبة الأنشطة السلبية وتوجيه المشرفين على الطلاب بمنع بثها من خلال التواصل الاجتماعي.
  • تزويد الطلاب بصورهم لتمكينهم من بثها على مواقع التواصل الاجتماعي.
  • تنظيم مسابقات أثناء الرحلة حول مواضيعها وحول المشاركة في التواصل الاجتماعي.
     
     

الامن والسلامة:

  • مسئولية المنظم توفير وسائل السلامة والأمان للمشاركين في جميع مراحل الرحلة سواء بالسكن أو وسائل المواصلات او الأنشطة.
  • يجب الالتزام بالمسار المحدد للرحلة والحرص على تنفيذ برنامج الرحلة وعدم الخروج على التعليمات العامة للأمن والسلامة.
  • التقيد بتعليمات الدفاع المدني والجهات المعنية في حال حدوث الكوارث الطبيعية والمناخية (لاسمح الله).
  • يجب على المنظم وضع تعليمات السلامة في الحافلة وتوزيعه على المشاركين.
  • التأكيد على المشاركين باتباع إرشادات السلامة بشكل مستمر.
  • ابعاد المشاركين وعدم تعريضهم لأية مخاطر.
  • منع الطلاب من ممارسة ألعاب وأنشطة خطرة.
  • الاحتفاظ بحقيبة اسعافات أولية في كل حافلة أو سيارة مشاركة في الرحلة.
     
    الإبلاغ في حالات الطوارئ:
  • في الحالات الطارئة لا سمح الله لأحد المشاركين أو للرحلة فانه يتوجب على المرشد وموظفي المنظم ومشرفي الطلاب ما يلي:
  • التعامل مع الحالة باحترافية وحسب الإجراءات المناسبة.
  • الاتصال بالجهات الأمنية والمعنية فورا للتعامل مع الحالة.
  • فورا إبلاغ الهيئة من خلال مدير برنامج عيش السعودية أو مدير البرامج بالحالة على الأرقام الهاتفية الموضحة في هذا المستند.
  • التأكيد على مشرف الطلاب بإبلاغ إدارة المدرسة أو الجامعة.
  • كتابة تقرير مع الصور وتوثيق الحالة.
  • إبلاغ الجهات الأخرى مثل شركة التامين وشركة الحافلات فورا.
  • يجب الاحتفاظ بحقيبة الاسعافات الاولية في موقع واضح في جميع مراحل تنفيذ البرنامج.

 

الوقت:

  • يلتزم المنظم بتنفيذ الرحلة حسب الجدول المعد بالوقت والتاريخ المرفق بنموذج الطلب أو ماتم الاتفاق عليه.
  • عند التغيير في بعض أوقات الرحلة يجب الاتفاق في ذلك مع المشرف والمرشد وإبلاغ الجهات الأخرى.

 

تقرير منظم الرحلة:

يقوم المنظم بتزويد الهيئة بتقرير موثق بالصور ومقاطع الفيديو بجودة عالية عن كل رحلة ينفذها المنظم خلال أسبوع واحد من انتهائها يتضمن تقييما للعناصر التالية:

الرحلة بشكل عام وسيرها وعناصرها.

  • المشرفون من الجهة التعليمية.
  • الطلاب المشاركون في الرحلة.
  • الجهات الأخرى التي شملتها الرحلة.
  • توصيات لتطوير الرحلة والبرنامج.
  • يرسل التقرير للبرنامج.

ترفق مع التقرير أو يرسل رابط للصور ومقاطع الفيديو المسجلة أثناء الرحلة.

 

مستندات الصرف:

  • يقدم المنظم طلب مستحقاته للرحلات التي قام بها.
  • يتم تقديم المستندات لمجموعة رحلات بدلا من رحلة واحدة.
  • سيتم الصرف بأقصر وقت ممكن بشرط اكتمال المستندات المطلوبة.
  • يشترط للصرف لأي  رحلة أن تكون تقارير الرحلة سبق وأن تسلمها فريق الهيئة (تقرير المنظم وتقرير المرشد)

 

التوثيق والتصوير:

  • يجب على المنظم توثيق أنشطة الرحلة بالصور والفيديو.
  • أن يشكل الجزء الأكبر من التوثيق على الجانب الذي يستفيده الطلاب من الرحلة وعلى تجربتهم من الرحلة.
  • أن يشمل التوثيق تسجيل فيديو لانطباعات الطلاب وتجربتهم وما استفادوه أثناء الزيارة والتغيير الذي احدثته الزيارة في معلوماته وانطباعاته عن وطنه.
  • يجب أن يتم التوثيق من أشخاص لديهم خبره كافية في التوثيق واستخدام الكاميرات والتصوير.
  • يجب استخدام أجهزة مناسبة وبطريقة مناسبة للتصوير والفيديو.
     
    أمثلة للأسئلة التي توجه للطلاب لأغراض التوثيق:

(سبق اعداد الأسئلة وهي لدى حاتم ونواف)

 

إرشادات تصوير الفيديو:

  • استخدام كاميرات فيديو جيدة ويمكن استخدام كاميرات التصوير الاحترافية لتصوير الفيديو.
  • التصوير في أماكن اضاءتها جيدة أو استخدام اضاءة خارجية بحيث تظهر صور الأشخاص والاشياء بوضوح.
  • التركيز على تصوير التجربة بالإضافة الى التصوير التوثيقي.
  • عدم الاطالة في تصوير بعض العناصر والاقتصار على تصوير الأجزاء المهمة منها.
  • تصوير الأشخاص اثناء وقوفهم بشكل مناسب.
  • الطلب من المشاركين تسجيل انطباعاتهم حسب الأسئلة أعلاه ويمكن توجيه الأسئلة لطلاب مختلفين وليس جميعها لنفس الطالب.
  • اختيار التسجيل مع الطلاب الذين يستطيعون التحدث جيدا.
  • تكرار مقابلة الطلاب في أوقات مختلفة من الرحلة لتعويد الطلاب على التحدث بشكل أفضل.
  • الطلب من أحد الطلاب القيام بإجراء المقابلات أو توجيه الأسئلة للطلاب الآخرين.

 

التواصل:

  • يحتوي موقع عيش السعودية  (www.livesaudi.sa) على جزء خاص  بالمنظمين والمرشدين.
  • يمكن التواصل مع البرنامج من خلال info@livesaudi.sa

 دليل تعليمات منظمي رحلات عيش السعودية 

أحدث الأخبار